Montage de projets

Le développement et la mise en œuvre d’un projet de recherche est un processus long et complexe dont la réussite à toutes les étapes repose sur une collaboration étroite entre les porteur.euse.s et les services d’appui de l’université.

De la phase d’idéation et de cadrage du projet, à la production du rapport final, en passant par la recherche de financements, la contractualisation et la gestion financière, les enseignant.e.s-chercheur.e.s et chercheur.e.s des unités de recherche gérées par l’UPVM peuvent bénéficier d’un appui administratif.

Les principaux services à intervenir dans ce processus sont le pôle Ingénierie de projets (DRED) pour la phase en amont, et le service financier d’appui aux projets annuels (DAFPA) pour la phase en aval.

Aux différentes étapes des projets, et selon leurs spécificités, l’expertise d’autres services administratifs est également mobilisée, en particulier :

  • la Direction des Ressources et Relations Humaines (DRRH) pour obtenir les coûts de personnel intégrés dans les budgets (salaires des personnels permanents et des recrutements) ;
  • la Direction des Affaires Financières et de la Politique d’Achat (DAFPA) pour sécuriser les budgets remontés dans les candidatures et mettre en place les projets obtenus ;
  • la Direction de la Valorisation, de l’Entrepreneuriat et de la Professionnalisation (DiVEP) pour anticiper les enjeux de propriété intellectuelle et de la valorisation/transfert des résultats ;
  • la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI) pour sécuriser et valider les conventions attenantes au projet ;
  • la Direction de la Recherche et des Études Doctorales (DRED) pour anticiper et valider les enjeux éthiques et d’intégrité scientifique ;
  • le Centre de Ressources Multimédia, Audiovisuel et Data (CReMAD) pour l’élaboration du plan de gestion des données et le cahier des charges techniques quand le projet comporte une dimension numérique/technologique.

Veille et diffusion d’informations

Le panorama des financeurs de la recherche et des dispositifs qu’ils proposent est large : collectivités territoriales, ministères et leurs agences (ANR, ADEME, INCa, OFB…), Commission européenne, organismes étrangers, fondations… Il est parfois difficile de s’y retrouver et d’identifier l’appel le plus pertinent pour son projet.

Pour y répondre, le PIP exerce une veille sur les programmes de financement dont il diffuse ensuite les résultats (appels à projets d’intérêt) auprès de la communauté universitaire. Cette diffusion se fait via :

  • la page « actualités des appels à projets » ;
  • les réseaux sociaux : LinkedIn, Twitter (@Projets_UPVM)
  • des communications ciblées par mail ;
  • des réunions d’information ;
  • des interventions au sein des unités de recherche.
SITES INCONTOURNABLES POUR SE TENIR INFORMÉ.E.

Appelsprojetsrecherche.fr : ce portail regroupe les appels à projets ou à candidatures, en cours et à venir, de six financeurs : ANR, ADEME, ANRS, ANSES, INCa, Inserm.

ANR.fr : pour retrouver toutes les informations sur les appels à projets en cours et à venir de l’ANR et du PIA volet ESR.

Laregion.fr/Les-aides-et-appels-a-projets : recense toutes les aides et les appels à projets de la région Occitanie.

Horizon-europe.gouv.fr : le portail français dédié au programme-cadre de l’UE pour la recherche et innovation (actualités du programme, ressources, Points de contact nationaux…)

Fundit.fr : FundIit est la plateforme pour l’internationalisation des SHS. Le site regroupe tous les financements pour des projets et des séjours de recherche à l’international accessibles aux chercheurs en sciences humaines et sociales.

Conseils en stratégie d’accès aux financements

Trouver le bon financement pour son projet en fonction de sa thématique recherche ou des objectifs de développement de partenariats, de mobilité ou d’internationalisation de sa recherche personnelle/de son équipe/unité, anticiper les étapes suivantes… Le PIP peut vous conseiller et vous aider (chercheur.e. individuel.le ou équipe/unité de recherche) à mettre en place une stratégie d’accès aux financements : identification des priorités, planification des étapes et des demandes correspondantes, etc.

Aide au montage

Que vous soyez porteur.euse du projet (coordinateur.trice dans le cas d’un projet collaboratif multipartenaires) ou partenaire d’un projet porté par d’autres, notre équipe vous appuiera dans toutes les étapes de la réponse à l’appel à propositions. Son intervention vise à améliorer vos chances de succès.

Selon votre rôle et la complexité du dispositif ciblé, cet appui en ingénierie de projets intervient sur plusieurs aspects :

  • Aide à la recherche de partenaires et à l’animation du partenariat.
  • Mise en adéquation des objectifs du projet avec les attentes de l’appel ciblé.
  • Constitution du dossier et saisie des informations administratives et financières.
  • Estimation des moyens nécessaires à la réalisation du projet et élaboration du budget.
  • Vérification des engagements pris par l’université à travers la demande de financement.
  • Le cas échéant, mise à la signature des documents demandés : lettre d’engagement, annexe administrative et financière, lettre de soutien, lettre d’accord, etc.
  • Aide à la rédaction des parties non scientifiques du dossier : mise en œuvre (organisation en work packages, diagrammes de Gantt/PERT…) et impact (plan de communication, plan de gestion des données, dissémination et exploitation des résultats), enjeux éthiques, etc.
  • Soumission du dossier.

Évaluation

Une fois soumis, les dossiers entrent dans la phase d’évaluation qui sera plus ou moins longue selon les financeurs et le volume de propositions déposées.

L’évaluation porte d’abord sur l’éligibilité des projets : complétude et conformité des pièces constitutives du dossier, respect des critères de sélection, etc. Certains dossiers peuvent ainsi être rejetés pour cause d’inéligibilité.

Les dossiers éligibles sont ensuite répartis entre les différents panels composés d’experts indépendants. Ceux-ci vont procéder à une évaluation qualitative des dossiers selon les critères établis par le financeur et propres au dispositif ciblé. À titre d’exemple : clarté et pertinence des objectifs ; caractère innovant et progrès par rapport à l’état de l’art ; cohérence et faisabilité du plan de travail ; compétences et complémentarité du partenariat ; impact potentiel scientifique, technique, économique et sociétal ; stratégie de diffusion et d’exploitation des résultats.

Ainsi notés, les projets sont classés et l’enveloppe financière disponible déterminera la liste des sélectionnés. Les candidats reçoivent ensuite un rapport de l’évaluation conduite qui met en avant les forces et les faiblesses du dossier et, le cas échéant, la note reçue sur chaque critère.

Mise en place contractuelle

Si votre projet est accepté, nous entrons dans la phase de contractualisation avec le financeur qui doit aboutir à la signature de la convention de subvention. Ce contrat fixe notamment les termes du projet (objet, durée, montant du financement obtenu et sa répartition…), et les obligations de chaque partie (versement des fonds, justification des dépenses, livrables, communication, propriété intellectuelle…).

Dans une université, seul.e la/le Président.e est habilité.e à engager juridiquement l’établissement, et donc à signer la convention avec le financeur.

Dans le cas d’un projet collaboratif, le financeur peut exiger que les partenaires négocient un accord de consortium qui définira les termes de la collaboration et les responsabilités de chacun.

Une fois la convention signée, le pôle Ingénierie de projets transmet l’ensemble des éléments au Service Financier d’Appui aux Projets Pluriannuels (SFAPP - DAFPA) qui se charge de la mise en place administrative et financière de votre projet. Votre interlocuteur au SFAPP vous accompagne ensuite dans la gestion de votre projet (recrutements, achats de matériel, missions, etc.) et dans la production des rapports au financeur.

gestion et justification des dépenses

Le projet entre dans sa phase de mise œuvre selon la durée validée par le financeur.

Le tâches scientifiques et techniques sont réalisées par l’équipe projet (la/le porteur.se et les membres de son équipe ,dont ceux recrutés grâce au financement) dans le respect du plan de travail annexé à la convention (organisation en work packages/activités et tâches, jalons et livrables).

Le Service Financier d’Appui aux Projets Pluriannuels assure quant à lui l’engagement des dépenses sur demande de la/du porteur.se, et en contrôle la conformité vis-à-vis des termes de la convention et des règles du financeur.

Ensemble, ils produisent également les rapports (intermédiaire.s et final) aux échéances fixées par la convention, en vue de justifier la bonne exécution du projet et l’utilisation des fonds obtenus.

Dernière mise à jour : 09/09/2022